Hensikt og virkeområde
Retningslinjene regulerer mobiltelefoni for ansatte og folkevalgte med tildelt
mobiltelefon i Råde kommune.
Dersom ikke annet står beskrevet gjelder retningslinjene
både for «arbeidstelefoner» og «fri mobiltelfon» (se definisjon under).
Retningslinjene vil også gjelde for eventuelle andre kommunikasjonsløsninger
som arbeidsgiver tilbyr (f.eks tvilling SIM-kort, mobilt bredbånd, data-kort).
Retningslinjer knyttet til kapitel «Sikkerhet» vil også gjelde i de tilfeller
der ansatte laster ned arbeidsrelatert innhold (eposter, kalender osv.) på
private mobiltelefoner/nettbrett.
Formålet med retningslinjene er følgende:
• å sikre den nødvendige bevissthet og personlige ansvar i
forhold til bruk av mobiltelefoner
• å beskytte elektronisk informasjon og kommunikasjon
(herunder sms, epost osv)
• å sikre at bruk av mobiltelefoner er i tråd med Råde
kommunes overordnende mål om kostnadskontroll og sikkerhet
Retningslinjene trer i kraft fra og med 1. mars 2017, og
gjelder inntil videre. Retningslinjene revideres januar hvert år.
Kriterier for tildeling
Dersom stillingen krever mobiltelefon, stiller Råde kommune
egnet telefon til disposisjon. Dette avgjøres av
rådmann/virksomhetsleder/avdelingsleder i henhold til følgende føringer:
• Rådmannen, avdelingsledere og rådgivere ved
rådmannskontoret i Råde kommune skal disponere fri mobiltelefon.
• Arbeidstakere der krav til tilgjengelighet tilsier behov
for telefon på døgnbasis skal disponere fri mobiltelefon.
• Arbeidstakere med arbeids- og ansvarsområde der det er
behov for mobiltelefon i arbeidstiden skal disponere arbeidstelefon.
Avtaleform
Dette dokument («Retningslinjer for mobiltelefoni») gjøres
tilgjengelig på Kvalitetslosen.
Berørte ansatte skal informeres om retningslinjene ved
utlevering av SIM-kort / telefon og har eget selvstendig ansvar for å sette seg
inn i innholdet.
Ansatte som disponerer mobiltelefon skal bekrefte at man har
lest, forstått og vil følge retningslinjene for mobiltelefoni. Avtale skal være
signert ved overlevering av utstyret.
Overføring av abonnement og nummer
Ved nyansettelser og avtale om fri mobiltelefon er det ofte
ønskelig at telefonnummeret overføres fra tidligere eier til Råde kommune. Ta
kontakt med IKT for å ordne dette.
En eventuell bruddavgift må dekkes av tidligere eier av
abonnementet.
Dersom den ansatte bringer sitt private telefonnummer inn
til Råde kommune har vedkommende krav på å få det med seg når
ansettelsesforholdet avsluttes.
Mobiltelefon og nødvendig utstyr
Bestilling av telefon, nødvendig tilleggsutstyr gjøres av
virksomhetsleder eller avdelingsleder ved henvendelse til IKT-avdelingen, som
sørger for bestilling fra leverandør og klargjøring. Kjøpet belastes
virksomheten / avdelingen.
Medarbeideren forplikter seg til å behandle telefonen på
forsvarlig vis, og det anbefales at det benyttes fysisk beskyttelse av
telefonen, som deksel eller gummiramme og glassbeskyttelse.
Veiledende levetid for en mobiltelefon i Råde kommune er 36
mnd.
Innholdstjenester og bruk
Den som disponerer mobiltelefon fra Råde kommune forplikter
seg til:
• ansvarlig og nøktern bruk
• å sette seg inn i telefonens virkemåte
• å ha et bevisst forhold til kostnadselementer ved bruk av
telefonen
I avtale 2 fremkommer det detaljert oversikt over hva som
dekkes i abonnementet for ansatte med fri mobiltelefon. Det er forventet at
ansatte i Råde kommune er ansvarlige, og holder bruken innenfor den totale
rammen (se spesifikasjon i avtale 2) av ringeminutter, SMS, MMS og datatrafikk
som er disponibelt pr måned i tildelt abonnement. Det forventes også at den
ansatte tar kontakt med leder dersom det er behov for å endre abonnementet
eller bestille ekstra datakvote.
Alle som disponerer en mobiltelefon i kraft av sin stilling
skal i størst mulig grad unngå opplysningstjenester (1880, 1881, 1888 etc).
Ansatte som har smarttelefoner, skal laste ned app for nummeropplysning på
telefonen og bruke denne.
Kjøp og bruk av apper som lastes ned til mobiltelefonene må
ikke belastes abonnementet. Det betyr at betaling og bruk må skje med privat
kredittkort. Dersom ansatte benytter apper til å betale utgifter på
tjenestereiser (f.eks. parkering), dekkes disse på vanlig måte gjennom
utleggsrefusjon på reiseregning.
Trekk i lønn for private tilleggstjenester
Innholdstjenester kan være kostnadsdrivende på en
mobilregning. Ansatt med fri telefon er forpliktet til forsiktig bruk av disse
tjenestene. Ansatte med arbeidstelefon vil ikke bli innberettet med
skattefordel og skal derfor ikke benytte telefonen til private
innholdstjenester.
Ved fri mobiltelefon dekker arbeidsgiver innholdstjenester
opp til maksimalt 1.000 kr pr år, uavhengig av om det er private eller
jobbrelaterte kostnader.
I de tilfeller innholdstjenester beløper seg til over
1.000,- pr år må den ansatte splitte merforbruket i privat og jobbrelatert via
tilsendt SMS/e-post, eventuelt kan dette gjøres i Phoneros app. Private
innholdstjenester blir trukket i lønn og jobbrelaterte tjenester blir dekket av
arbeidsgiver fra dette tidspunkt.
Trekkplikt på telefon dekket av arbeidsgiver er fjernet fra 2021
Skatteetaten økte grensen for gaver i arbeidsforhold fra 1.000 til 5.000 kroner fra 2021. Dette medførte at Råde kommune flyttet trekkpliktig telefon til gaver fra 2021. Det betyr at ansatte ikke lenger skattelegges for fordelen av fri telefon.
Fordelen ved arbeidsgivers telefon beløper seg til kr. 4.392 pr. år. For gaver som samlet overstiger kr. 5.000 pr. år skal overskytende rapporteres som skattepliktig inntekt.
Tjenester og bruk i utlandet
I forbindelse med fri telefon skal bruken ved ferie og
opphold i utlandet begrenses, dersom det ikke kan vises til at tilgjengelighet
har vært nødvendig. Bruken av arbeidsgivers mobiltelefon i utlandet er den
ansattes ansvar. Både ved jobboppdrag og ferie i utlandet er det viktig at alle
har et bevisst forhold til bruk av datatrafikk. I noen land kan selv liten
trafikk bli svært dyr. Telefonregninger skal ikke være vesentlig høyere ved
ferie enn ellers i året. Hvis regningen er høy vil leder ta det opp med den
ansatte og kan kreve at den ansatte dekker hele eller deler av beløpet.
Vi anbefaler at man ikke benytter datatrafikk i internasjonalt farvann.
Sikkerhet
• Det er ikke tillatt å fjerne SIM-kortets PIN-kode.
• Kodelås (minimum 6 siffer) skal være aktivert på smarttelefoner. Dette for å
unngå uautorisert adgang til telefonen når den er slått på. Dette er
obligatorisk for alle ansatte som synkroniserer kommunens e-post / kalender med
sine mobiltelefoner.
• Medarbeidere skal aktivere funksjonen ‘Find my iPhone’ eller tilsvarende
tjeneste og ha denne aktivert. IKT har i tillegg et eget system for
fjernsletting av telefoner.
• Ansatte som disponerer fri mobiltelefon har ansvar for at utrangerte
mobiltelefoner blir forskriftsmessig slettet/nullstilt. Utrangerte
mobiltelefoner kan leveres inn til IKT-avdelingen som vil besørge korrekt
sletting og gjenvinning av enheten.
• Mobiltelefonen er et personlig arbeidsverktøy og skal derfor ikke lånes ut
til andre.
• Under føring av tjenestebil er det påbudt å bruke handsfree.
• Alle mobiltelefoner skal være med i Råde kommunes styringssystem for
mobiltelefoner. Brukeren av enheten plikter å følge instrukser fra IKT på
hvordan dette skal aktiveres og settes opp.
Tapt eller stjålne mobiltelefoner
Det er forventet at ansatte i Råde kommune tar godt vare på
sine mobiltelefoner. Dette inkluderer å ta de nødvendige forholdsregler slik at
man reduserer sjansen for stjålet, mistet eller ødelagt mobiltelefon.
Ved tapt eller stjålne mobiltelefoner skal bruker:
• Umiddelbart melde fra til IKT-avdelingen (helpdesk eller
69021767) og rapportere SIM/mobil mistet/stålet. Er mobilen stjålet skal
tyveriet rapporteres til politiet: https://www.politi.no/anmeldelse/tyveri-av-mobiltelefon
Opphør eller endring av arbeidsforhold/ordning
Telefonen kan som hovedregel benyttes under lønnede
permisjoner dersom ikke annen avtale mellom leder og ansatt er inngått.
Ved opphør av arbeidsforhold, eller arbeidstaker slutter i
stilling som krever rett til fri telefon, opphører ordningen med fri telefon
fra Råde kommune. Oppsigelse eller overføring av mobil skal meldes
IKT-avdelingen. Ved overføring av mobilnummer skal skjema «Eierskifteskjema
Phonero v9», som ligger på Kvalitetslosen, fylles ut og sendes til IKT.
Ved langvarig permisjon og sykefravær må disponering og bruk
av arbeidsgivers mobiltelefon avklares med nærmeste leder.
Når ansatte slutter i den funksjonen/stillingen hvor han/hun
er tilstått mobiltelefon, kan vedkommende overta telefonnummeret
vederlagsfritt. Mobiltelefonen leveres tilbake til arbeidsgiver, eventuelt
kjøpes ut etter følgende veiledende satser:
Under ett år fra innkjøp = 80% av opprinnelig kostpris
1-2 år = 50% av opprinnelig kostpris
2-3 år = 20% av opprinnelig kostpris
Over 3 år = kr. 500 (inkl mva)
Med opprinnelig kostpris menes arbeidsgivers faktiske
anskaffelseskostnader inklusive merverdiavgift og fratrukket eventuelle
rabatter
Kontrollmekanismer
Ansatte som disponerer en smarttelefon via sin stilling i
Råde kommune skal laste ned og benytte seg av leverandørens mobil app (for
tiden Phonero Bedriftsnett). Det er forventet at man benytter seg av
funksjonalitet som blir lagt til rette for her (f.eks. bedriftskatalogen,
forbruksoversikt i inn- og utland)
Ved større avvik fra normalt forbruk plikter arbeidstaker å
melde fra til leder. Arbeidsgiver har i slike tilfeller anledning til å
innhente nødvendig dokumentasjon fra telefonoperatøren, og kan kreve at
arbeidstakeren dekker hele eller deler av det ekstraordinære forbruket.
Kontroller i regi av IKT
IKT kan foreta kontroller av forbruk (spesielt fokus på
innholdstjenester og databruk). Disse kan gjennomføres både som
stikkprøvebaserte kontroller, samt jevnlige kontroller (2-4 ganger pr år) for å
avdekke unormalt høye telefonregninger. Leder informeres om eventuelle funn.
IKT kan endre ansattes abonnement der dette er
hensiktsmessig. Leder informeres om dette.
All kontakt med leverandøren av mobilabonnementer (for
øyeblikket Phonero) skal gjøres av IKT-avdelingen eller KomDok.
